NewsQuanto è importante organizzare il flusso di lavoro del tuo progetto?
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Quanto è importante organizzare il flusso di lavoro del tuo progetto?

L’obiettivo di qualsiasi impresa è quello di riuscire a lavorare con la massima efficienza e il minimo impiego di risorse. Velocità e organizzazione sono parole chiave essenziali per ogni imprenditore, ma anche per qualunque gruppo di lavoro che punti a massimizzare la sua produttività.

Tu come valuti il tuo livello di organizzazione aziendale? Hai già raggiunto gli obiettivi di produttività che avevi in programma oppure noti ampi margini di miglioramento? In questo articolo vorremmo condividere con te alcuni tips e suggerimenti su come rendere più produttiva la tua attività, centrando i tuoi obiettivi con puntualità. 

Workflows efficaci: quali benefici per il tuo business?

Dotare il tuo business di flussi di lavoro efficienti è un passaggio fondamentale per ottimizzare i protocolli organizzativi, ma anche il tempo e le risorse umane coinvolte in ogni obiettivo. Inoltre, efficientare i flussi lavorativi ti consente di migliorare il valore della tua offerta: infatti, quando reparti, persone, documenti, processi e strutture sono votati all’efficienza, le performance del business aumentano di conseguenza. 

Per assicurarsi che ogni progetto digitale sia pianificato, implementato e portato a termine con successo, anche il team CommunicAction integra figure specializzate come i Project Managers. Ne hai già uno nella tua azienda e conosci i vantaggi che può fornirti? 

I nostri esperti di pianificazione riescono a sfruttare skills mirate e i più avanzati softwares gestionali, per pianificare i nostri workflows con efficacia. La capacità di problem solving e la flessibilità restano poi indispensabili skills per rispondere agli imprevisti o alla necessità di rischedulazione e un PM professionista dovrebbe sempre possederle.

Organizzare il flusso di lavoro: l’importanza della pianificazione

In ogni azienda sono numerose le aree che richiedono un’organizzazione impeccabile, come ad esempio i flussi informativi, i funnels di vendita, l’interazione tra i diversi reparti, le campagne di marketing o la gestione delle risorse umane e della formazione. In realtà ogni singolo progetto che porti avanti per i tuoi clienti ha bisogno di un suo personale flusso organizzativo, in modo da essere portato a termine nei tempi stabiliti e soddisfare le aspettative di chi lo ha commissionato. 

Se la produttività è l’obiettivo ultimo di ogni impresa, si stima che mediamente i lavoratori dedichino il 60% del loro tempo ad attività superflue (ricerca Asana) e soltanto il 27% a compiti dall’elevato valore aggiunto e in grado di fare la differenza nell’output finale. Ottimizzare l’efficienza del tuo team potrebbe quindi permettere ai tuoi collaboratori di focalizzarsi sul lavoro che conta, evitando inutili dispersioni di energie e scadenze mancate. 

L’organizzazione dei flussi di lavoro è un’attività complessa, ma una volta implementato il workflow ideale per il tuo business, potrai goderne i risultati, sul breve e sul lungo termine, notando maggiore efficienza operativa e un rendimento qualitativamente superiore. 

Le fasi cruciali del flusso lavorativo: come creare un workflow efficiente?

Un flusso di lavoro ottimizzato è composto da diversi passaggi, ognuno indispensabile e propedeutico al successivo. Le principali fasi da seguire sono quelle di pianificazione, di esecuzione del progetto e di revisione dei risultati raggiunti, ma ogni progetto può richiedere passi customizzati per essere eseguito con successo. 

Pianificare un processo potrebbe sembrare una fase superflua o una perdita di tempo che fa slittare l’inizio vero e proprio dei lavori. In realtà, è il passaggio chiave per portare a termine progetti ed è indispensabile per guidare le risorse aziendali verso il traguardo finale. Senza un piano a cui fare riferimento è impossibile avere cognizione dei compiti, dei collaboratori coinvolti, delle tempistiche, dello stato di avanzamento dei lavori e delle eventuali problematiche che hanno rallentato il processo. 

Come fare per definire un perfetto workflow? 

Creare una panoramica del progetto e scomporlo in fasi 

Per arrivare a creare un workflow ottimale, è essenziale dare vita a una panoramica generale del progetto da portare a termine, individuandone l’obiettivo finale, le attività necessarie per completarlo, le competenze richieste per riuscirci e le risorse utili (a livello di budget, tempo, HR, softwares e così via). 

Una volta ottenuto uno sguardo d’insieme sul progetto, è utile scomporlo in singole fasi, cercando di raggruppare sotto ciascuna voce un pool di attività tra loro affini. Si tratta di una strategia utile per capire la struttura del progetto e l’impegno organizzativo che richiederà al team. Ad esempio, nell’ambito digitale potrebbero essere definite una prima fase di brief e raccolta materiale, una di ideazione, una di realizzazione, una di lancio online, una di test e debugging, una di revisione e approvazione e una di conclusione del processo. 

Al termine di ogni fase potrebbero essere posti dei milestones, ovvero traguardi intermedi che permettono di verificare lo stato dei lavori, monitorarne i progressi ed eventualmente apportare le modifiche opportune per renderlo più snello ed efficiente. 

Identificare i tasks 

Dopo aver definito la visione panoramica del progetto, le sue fasi e i suoi milestones, è possibile identificare i singoli tasks che lo compongono. Cosa significa? Vuol dire spacchettare il flusso di lavoro in “attività chiave” che possono essere completate, in sequenza o in parallelo, da una o più risorse aziendali, in modo da procedere attraverso il workflow. 

Il Task Management è un momento decisivo per ogni progetto e, se eseguito con attenzione, permette di avere una visione definita della mole di lavoro e dei collaboratori da coinvolgere nel flusso. A ogni task dovrebbero essere assegnate etichette diverse in base all’impegno che richiede, al numero di persone che occuperà e alla sua priorità a livello temporale.

Assegnare le risorse alle singole attività

Uno step particolarmente delicato del Project Management è individuare le risorse che dovranno occuparsi di ogni compito. Per farlo, il Project Manager deve conoscere approfonditamente le competenze delle risorse aziendali, il loro programma di lavoro e le eventuali necessità di cooperazione tra i reparti. 

Per quanto il PM possa avere competenze trasversali e una visione d’insieme, in questo passaggio è utile coinvolgere il team, per arrivare a una schedulazione realistica e funzionale del progetto, che sia in linea con le concrete possibilità di ogni risorsa e che stimi deadlines rispettabili. Un flusso di lavoro elaborato in maniera corale e condivisa avrà, infatti, maggiori probabilità di successo e abbatterà i rischi di ritardi, sovrapposizioni di compiti e incomprensioni. 

Come gestire i workflows aziendali?

Oltre ad affidarti a Project Managers qualificati, puoi sfruttare diverse strategie di lavoro e tools digitali come i Workflow Management Systems, studiati appositamente per lo scopo. Tali softwares riescono a far sì che il flusso di lavoro sia lineare, condiviso e chiaro per tutti i membri del team. Aiutano, inoltre, a creare una condivisione efficace di informazioni e documenti e permettono a tutti i membri della squadra di avere la massima visibilità sul progetto, sul suo avanzamento e sui colleghi con cui relazionarsi per portare a termine le assegnazioni. 

Il team CommunicAction si basa sulle più efficaci filosofie di gestione dei flussi di lavoro, per garantire ai clienti una realizzazione precisa e puntuale dei loro progetti digitali. 

Vuoi mettere alla prova l’efficienza dei nostri workflows? Contattaci subito per pianificare il tuo prossimo piano d’azione digitale! 

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